Em pleno século XXI, a cultura organizacional tende a incluir cada vez mais uma cultura participativa dentro das entidades, baseada num trabalho de equipa, onde todos têm influência e poder de decisão. Embora esta tendência tenha sido até agora mais visível em empresas privadas, a Administração Pública não pode ser exceção, uma vez que tem igualmente necessidade de motivar os seus trabalhadores, incluindo-os nos processos de tomada de decisão e aumentando os seus níveis de satisfação e envolvimento, essenciais para o tão falado e desejado aumento de produtividade. 

Legalmente, a Resolução do Conselho de Ministros n.º 130/2021, de 26 de agosto, publicada a 10 de setembro de 2021, determina um maior envolvimento dos trabalhadores no funcionamento das entidades públicas, nomeadamente através da promoção da sua participação nos processos de decisão e na elaboração dos instrumentos de gestão. 

E é neste contexto que surgem os orçamentos participativos internos, que muitos poderiam julgar impossíveis na Administração Pública, mas que começam a surgir, como demonstram os dois testemunhos que se seguem. 

OPii – Instituto de Informática, I.P. 

O Orçamento Participativo do Instituto de Informática (OPii) é um processo participativo e colaborativo que visa a promoção de iniciativas de sustentabilidade organizacional e de conciliação entre a vida pessoal, familiar e profissional, através de propostas escolhidas pelos trabalhadores, mediante uma verba orçamental fixada anualmente. O OPii foi definido como iniciativa estratégica e teve a sua primeira edição em 2018, repetindo-se anualmente. A iniciativa vencedora de cada ano é implementada no decorrer do ano seguinte. 

O OPii é um processo composto por 4 fases, apresentação de propostas; análise técnica; votação e implementação, sendo operacionalizado através de uma plataforma online na intranet do instituto, onde se encontram o regulamento, as FAQ e toda a documentação relacionada com cada fase do processo. 

Ao longo das suas 4 edições, tivemos 76 propostas apresentadas, 40 das quais foram submetidas a votação. Das 4 propostas vencedoras, duas estão já implementadas e outra encontra-se em fase final de implementação. Totalizámos com este processo cerca de 1.000 interações com os trabalhadores, que foram participando, das mais diversas formas, no decorrer das várias edições.

A conciliação da vida profissional com a vida pessoal e familiar é fundamental na prossecução do objetivo estratégico de potenciação do capital humano e é um valor central da Política de Gestão de Pessoas do Instituto de Informática. 

Conscientes de que a gestão das organizações deve assentar na sustentabilidade, com objetivos sociais, económicos e ambientais que contribuam para o bem-estar dos seus trabalhadores e da sociedade em geral, bem como para a proteção do ambiente, o Instituto aposta na sustentabilidade organizacional como um objetivo estratégico para a prossecução da sua missão e atribuições, dando particular importância aos seus pilares social e ambiental. 

A par destes dois objetivos estratégicos, a transparência e uma gestão ativa, colaborativa e participativa, são princípios integrantes do Instituto, que se pretendem cada vez mais desenvolvidos. 

O OPii é já uma realidade presente no Instituto de Informática, I.P., dando uma voz ativa às pessoas que são os consumidores finais das suas próprias propostas. 

PanorAMA 2021 – Agência para a Modernização Administrativa, I.P. 

A AMA tem feito um esforço para aumentar a participação dos seus trabalhadores em projetos transversais e com impacto em toda a organização. Assim, em 2019 surgiu a iniciativa PanorAMA, com o objetivo de ouvir e envolver todos os colaboradores e construir uma instituição mais participada e colaborativa. Atendendo que o âmbito do projeto abrangia todo o universo AMA, considerou-se que era imprescindível a constituição de uma equipa multidisciplinar, com elementos transversais ao universo de trabalhadores, isto é, que as suas competências e atribuições abrangessem realmente toda a AMA. 

O projeto decorreu por etapas. Entre os meses de março e abril, a equipa PanorAMA trabalhou no desenvolvimento e construção de um projeto interno para fomentar a participação ativa de todos os trabalhadores da AMA, com os seguintes objetivos: 

•     Diagnosticar os principais desafios reportados pelos trabalhadores; 
•     Recolher contributos para potenciais soluções; 
•     Promover a participação dos trabalhadores, tanto na fase de diagnóstico como  no desenvolvimento de potenciais soluções; 
•     Potenciar a mudança de maneira colaborativa; 
•     Materializar as sugestões de melhoria pela sua implementação. 

Em 2021, em plena pandemia, em que a maior parte dos trabalhadores se encontrava em teletrabalho, por vezes mesmo na sua totalidade, pois as Lojas de Cidadão encerram durante alguns meses, a AMA decidiu avançar para mais uma edição da iniciativa PanorAMA, o PanorAMA21. 

Num momento tão complexo, nunca vivido até então, foi importante desenvolver um processo capaz de envolver os trabalhadores, que fomentasse a comunicação e a troca de experiências.

Assim, com muita vontade em fazer diferente, a edição PanorAMA21 foi efetuada totalmente online, com objetivos muito concretos, como: 

•     Promover a participação dos trabalhadores; 
•     Potenciar a mudança de maneira colaborativa; 
•     Recolher contributos para potenciais soluções; 
•     Implementar as ideias dos projetos vencedores. 

Atendendo às lições aprendidas com a edição anterior, foram definidos 3 temas, com um orçamento de 5.000€ cada: 

• Sociabilidade 
• Local/ambiente de trabalho 
• Responsabilidade social 

O projeto decorreu em 6 etapas: 

O processo encontrou alguns desafios, principalmente a distância, mas apesar de cada um estar a trabalhar em sua casa, a participação foi elevada e foram também notórios a satisfação e o envolvimento de todos na apresentação de propostas. Os números são a prova disso: 

Os 3 projetos vencedores estão neste momento em fase de implementação e a sua concretização avança a bom ritmo, só não é mais célere devido ao atual contexto em que ainda vivemos, mantém-se, contudo, a forte vontade de fazer e de fazer diferente.

Na AMA temos a certeza de que a participação dos trabalhadores na vida da organização, que é também a sua vida, aumenta a sua satisfação, motivação e o seu sentimento de pertença à organização. De todos para todos: juntos fazemos a diferença na AMA. 

(...) foi importante desenvolver um projeto capaz de envolver os trabalhadores (...)